Tämä on Turunmaan Duodecim-seura ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 14.5.2018. Viimeisin muutos 1.3.2022.
Rekisterinpitäjä
Turunmaan Duodecim-seura ry
1019818-8
e-mail: toimisto@turunmaanduodecim.fi, info@turunlaaketiedepaivat.fi
Yhteyshenkilön yhteystiedot
Mari Ulmanen
mari.ulmanen@duodecim.fi, puh. 0400 835 808
Itäinen Pitkäkatu 4 B 6 krs, 20520 TURKU
Rekisteröidyt
- Jäsenet ja luottamushenkilöt
- Koulutustapahtumien osallistujat, luennoitsijat, tapahtuman toimikunnan jäsenet, toimihenkilöt, talkootyöntekijät
- Koulutustapahtumien näytteilleasettajat ja potentiaaliset näytteilleasettajien yhteyshenkilöt
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
| Rekisteröidyt | Käsittelyn tarkoitus | Käsittelyn peruste |
| Jäsenet | henkilöjäsenyystietojen ylläpito ja jäsenasioiden hoitaminen, jäsenmaksujen laskutus, seuranta (maksetut ja maksamattomat jäsenmaksut) ja perintä, jäsenmateriaalin postitus | yhdistyslaki, oikeutettu etu |
| Luottamushenkilöt | luottamuselinten toiminnan organisointi ja viestintä | oikeutettu etu |
| Koulutustapahtumien osallistujat | Tietoja käytetään tapahtumaan liittyvään tiedottamiseen sekä laskutukseen | sopimus, oikeutettu etu |
| Koulutustapahtumien luennoitsijat, tapahtuman toimikunnan jäsenet, toimihenkilöt | Tietoja käytetään tapahtumaan liittyvään yhteydenpitoon sekä palkkioiden ja kulukorvausten maksuun. | sopimus, oikeutettu etu |
| Talkootyöntekijät | Tapaturmavakuutuksen järjestäminen | sopimus |
| Näytteilleasettajat (yhteyshenkilöt) | Tietoja käytetään yhteydenpitoon ja laskutukseen | sopimus |
| Potentiaaliset näytteilleasettajat (yhteyshenkilöt) | Tietoja käytetään, kun markkinoidaan koulutustapahtumien tai lääketiedetapahtumien yhteyteen näyttelytilaa näytteilleasettajille. | oikeutettu etu |
| Median yhteystiedot | Tietoja käytetään tapahtumaan liittyvään tiedottamiseen ja markkinointiin | oikeutettu etu |
| Tapahtumien sidosryhmät | Tietoja käytetään kutsujen lähettämiseen | oikeutettu etu |
Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin voidaan tallentaa seuraavanlaisia tietoja tai tietoryhmiä
| Tiedot | Käyttötarkoitus |
| Nimi | Yksilöinti ja yhteydenpito |
| Osoite | Yhteydenpito |
| Puhelinnumero | Yhteydenpito |
| Sähköposti | Yhteydenpito |
| Syntymäaika | Yksilöinti ja yhteydenpito yli 65 v täyttäneet jäsenmaksu vapaita |
| Kirje/sähköposti | Missä muodossa jäsen haluaa postinsa |
| Opintojen aloitusvuosi | Kandivaiheessa olevien jäsenmaksun määritteleminen |
| Jäsenlaskutukseen liittyvät tiedot ja jäsenmaksuhistoria | Jäsenmaksulaskutuksen hoitaminen ja seuranta |
| Ruokarajoitteet | Kokousten ilmoittautumiset, kokoustarjoilu |
| Luottamustehtävät | Luottamuselinten yhteydenpito ja hallinnointi |
Koulutustapahtumiin liittyvistä henkilöistä voidaan tallentaa seuraavanlaisia tietoja tai tietoryhmiä
| Nimi (yksilöinti ja yhteydenpito) | Osoite (yhteydenpito, palkkionmaksu/ laskutus), sposti (yhteydenpito) | Puhelin nro (yhteydenpito) |
Hetu (palkkionmaksu, vakuutus)
|
Maksuyhteystiedot (palkkionmaksu) | |
| Osallistujat | x | x | x | ||
| Luennoitsijat, tapahtuman toimikunnan jäsenet, toimihenkilöt | x | x | x | x | x |
| Näytteilleasettajat (yhteyshenkilöt) | x | x | x | ||
| Potentiaaliset näytteilleasettajat (yhteyshenkilöt) | x | x | |||
| Talkootyöntekijät | x | x | x | x | |
| Median yhteystiedot | x | x | |||
| Tapahtumien sidosryhmät | x | x | x |
Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsen ilmoittaa itse tietonsa liittymisen yhteydessä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.
Koulutustapahtuman osallistujat ilmoittavat itse yhteystietonsa ilmoittautumisen yhteydessä.
Luennoitsijoiden tiedot, luennoitsijat ilmoittavat itse palkanmaksua varten tarvittavat tiedot erillisellä lomakkeella.
Näytteilleasettajien yhteystiedot, ilmoittavat tarvittavat tiedot erillisellä lomakkeella.
Tietojen vastaanottajat
Emme luovuta tietoja ulkopuolisille. Olemme varmistaneet, että kaikki rekistereissämme olevia henkilötietoja käsittelevät palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti tietojen käsittelijöinä it-järjestelmätoimittajia, postitusyrityksiä ja painotaloja.
Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja käsitellään EU:n alueella sijaitsevissa tietoturvallisissa palvelinkeskuksissa.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin tietojen käsittely liittyy. Rekisterit sijaitsevat tietoturvallisessa konesalissa palvelimella, jonne pääsy asiattomilta on estetty. Rekisterin sisältämät manuaaliset tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se tietojen käsittelytarkoituksen mukaisesti on tarpeellista. Päättyneisiin jäsenyyksin liittyvät henkilötiedot siivotaan rekisteristä säännöllisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: toimisto@turunmaanduodecim.fi tai info@turunlaaketiedepaivat.fi
Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Oikeus tulla unohdetuksi ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Mikäli koet, että sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kuin tietojesi käsittely perustuu sopimukseen sinulla on oikeus saada meille toimittamasi tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa, jotta voit siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (http://www.tietosuoja.fi/), jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
